Qu’est-ce que la Loi 25 et ses conséquences ?

Au cours des dernières décennies, les progrès technologiques ont transformé la manière dont les données personnelles sont collectées, stockées, et utilisées. Internet, les médias sociaux, le commerce électronique et les mégadonnées ont créé un paysage numérique où les informations personnelles sont devenues des actifs précieux.

Cependant, cette nouvelle ère a également exposé les individus à des risques accrus de violation de la vie privée, de vol d’identité et d’incident de confidentialité. Au cœur de cette révolution numérique, la Loi 25 se dresse comme un bouclier juridique, visant à préserver l’intégrité des informations personnelles dans la province de Québec.

Mais qu’est-ce que la Loi 25, et quelles sont les répercussions de cette réglementation sur les particuliers, les entreprises et le paysage numérique en général?

Dans cet article, découvrez en détail la signification et les implications qu’il faut savoir sur cette Loi.

1. Historique et contexte de la Loi 25

Depuis plusieurs années, le nombre de tentatives de piratage a drastiquement augmenté, notamment dû aux failles de sécurité massives. Ces pratiques douteuses ont mis en évidence la nécessité de réglementer plus rigoureusement la collecte, l’utilisation et la protection des données, que ce soit pour les entreprises et les particuliers.

Si des mesures simples et efficaces, telles que la mise en place d’un protocole HTTPS, sont un premier pas pour sécuriser son site Web, les brèches liées à la cybersécurité ont aussi souligné l’importance d’une gouvernance des renseignements personnels. Le gouvernement québécois, conscient des enjeux majeurs liés à la protection de la vie privée de ses citoyens, a réagi en adoptant officiellement la Loi 25 en septembre 2021. Cette Loi, également connue sous le nom de « Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé », vise à moderniser et à renforcer les dispositions législatives existantes en matière de protection des données.

Date d’entrée en vigueur

Certaines dispositions de la Loi 25 sont déjà en vigueur depuis le 22 septembre 2022, tandis que d’autres mesures doivent progressivement être mises en place au cours des trois prochaines années. Les exigences de la deuxième année et de la troisième année entreront en application le 22 septembre 2023 et 2024 respectivement. Cette approche échelonnée permet aux entreprises et aux organisations du Québec de s’adapter progressivement aux nouvelles obligations de cybersécurité et de protection des données personnelles.

Quelles pénalités pour la non-conformité à la Loi 25?

La non-conformité à la Loi 25 peut entraîner des répercussions majeures pour les PME, tant sur le plan légal que financier. Les entreprises qui ne se conforment pas à cette réglementation risquent de lourdes sanctions financières, pouvant s’élever à plusieurs millions de dollars.

En cas de non-conformité, voici les sanctions financières prévues :

Pour les personnes physiques :

• Manquement mineur/administratif : de 500 $ à 50 000 $
• Manquement modéré : de 1 500 $ à 50 000 $
• Manquement grave : de 3 000 $ à 50 000 $
• Manquement très grave : de 5 000 $ à 50 000 $.

Pour les entreprises et organismes publics :

• Manquement mineur/administratif : de 1 000 $ à 10 $ M ou 2 % du CA mondial de l’exercice financier précédent si ce montant est plus élevé
• Manquement modéré : de 4 000 $ à 10 $ M ou 2 % du CA mondial de l’exercice financier précédent si ce montant est plus élevé
• Manquement grave : de 8 000 $ à 10 $ M ou 2 % du CA mondial de l’exercice financier précédent si ce montant est plus élevé
• Manquement très grave : de 15 000 $ à 10 $ M ou 2 % du CA mondial de l’exercice financier précédent si ce montant est plus élevé.

2. Explication détaillée de la Loi 25

La Loi 25 reposes sur des fondements solides qui visent à limiter les incidents de confidentialité dans le secteur privé du Québec. Pour mieux comprendre son impact, explorez ses objectifs principaux, les parties concernées et ses principales dispositions et exigences.

Objectifs principaux de la Loi

• Renforcer la protection de la vie privée : La protection de la vie privée est devenue une préoccupation majeure du public, alimentée par les scandales de fuites de données et les préoccupations croissantes concernant la surveillance numérique. L’objectif principal de cette Loi est donc d’accroître la protection des renseignements personnels des Québécois en mettant en place des exigences plus rigoureuses pour les entreprises et les organisations qui collectent et traitent ces données
• Favoriser la transparence : La Loi promeut la transparence en exigeant que les organisations informent clairement les individus sur la manière dont leurs données sont collectées, utilisées et conservées
• Responsabiliser les entreprises : Elle incite les entreprises et les organisations à prendre leurs responsabilités en matière de protection des données. Cela se traduit par la désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels et la mise en place de mesures de sécurité appropriées
• Harmoniser le Québec avec les standards internationaux : La Loi vise à aligner les normes québécoises sur celles du RGPD européen, garantissant ainsi que les entreprises québécoises puissent faire affaire avec l’Europe en respectant les normes de renseignements personnels recueillis.

Qui est concerné par cette Loi? (entreprises, OBNL, particuliers…)

La Loi 25 s’adresse à un large éventail d’acteurs, notamment :

• Les entreprises privées : Toutes les entreprises opérant au Québec, quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité, sont soumises à cette Loi. Cela inclut les petites entreprises, les sociétés multinationales, les startups ou encore les agences Web telles que la nôtre !
• Les Organisations à But Non Lucratif : Les organismes à but non lucratif qui collectent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels sont également visés par la Loi
• Les Institutions publiques : Bien que la Loi soit principalement axée sur le secteur privé, certaines de ses dispositions s’appliquent également aux institutions publiques québécoises
• Les particuliers : Les individus bénéficient de droits renforcés en matière de protection des données en vertu de cette Loi, notamment le droit à la portabilité des données et le droit à l’oubli.

Principales dispositions et exigences

La Loi 25 énonce un ensemble de dispositions et d’exigences pour garantir la protection des renseignements personnels :

• Obtention du consentement : Les organisations doivent obtenir le consentement explicite des individus pour la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels
• Droit à la portabilité des données : Les internautes ont le droit de demander leurs données personnelles dans un format structuré et couramment utilisé, facilitant ainsi leur transfert vers d’autres organisations
• Droit à l’oubli : Les organisations doivent permettre aux individus de demander la suppression ou la désindexation de leurs données personnelles, sous réserve de certaines exceptions.

3. Quelles sont les conséquences directes de la Loi 25?

Les conséquences directes de la Loi 25 touchent à la fois les entreprises et les individus. Découvrez cela plus en détail ci-dessous.

Pour les entreprises

Nécessité de nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels

Depuis le 22 septembre 2022, toutes les organisations doivent nommer un responsable de la protection des renseignements personnels ou créer une fonction équivalente pour superviser la gestion des données au sein de l’organisation. Ils ont le devoir de tenir un registre des incidents concernant les renseignements personnels et d’en informer les personnes concernées.

Obligations en matière de consentement

Dès le 22 septembre 2023, la Loi 25 exige des entreprises qu’elles obtiennent le consentement explicite des particuliers pour la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

En cas de demande de révocation du consentement par un utilisateur, les entreprises sont tenues de procéder à la suppression de leurs données personnelles dans un délai de 30 jours.

Mise en place d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

En septembre 2023, la Loi a introduit une autre nouvelle exigence : la réalisation d’EFVP avant la mise en place de nouveaux systèmes d’information ou la prestation de services utilisant des données personnelles.

Cela signifie que les entreprises doivent évaluer les impacts potentiels de leurs activités sur la vie privée des individus. Cela garantit que les compagnies prennent en compte la confidentialité dès le début de leurs projets et mettent en place des mesures pour atténuer les risques.

Pour les individus

Droits renforcés en matière de protection des données

La Loi 25 confère aux internautes des droits renforcés pour protéger leurs données. Ces derniers incluent le droit d’accéder à leurs inventaires des renseignements personnels détenus par une organisation, de les rectifier en cas d’inexactitude, et de retirer leur consentement à tout moment. Cette autonomie accrue sur leurs données donne aux individus un meilleur contrôle sur la manière dont leurs informations personnelles sont utilisées et stockées.

À partir de septembre 2024, la Loi 25 prévoit la portabilité des données. C’est-à-dire que chaque internaute pourra obtenir ses données personnelles, sous un format structuré, et lisible électroniquement. Ce droit permet également à une personne de transférer ses données d’une organisation à une autre pour une utilisation personnelle ou pour changer de fournisseur de services.

Moyens d’adresser des préoccupations ou de signaler des violations

La Loi 25 établit des mécanismes pour que les individus puissent adresser des préoccupations ou signaler des violations de leurs droits en matière de divulgation des renseignements personnels. Ils peuvent contacter l’organisation concernée pour résoudre tout problème lié à la confidentialité ou déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CIQ).

4. Comment se conformer à la Loi 25?

La conformité à la Loi 25 est essentielle pour toutes les organisations opérant au Québec. Voici donc les étapes essentielles pour se conformer à cette législation.

Les étapes essentielles pour les entreprises

1. Évaluation initiale : Après l’entrée en vigueur de la Loi, la première étape a dû consister à réaliser une évaluation complète de la manière dont votre organisation collecte, traite et stocke les renseignements personnels. Identifiez les données que vous détenez, comment elles sont utilisées et avec qui elles sont partagées. ;
2. Mise en conformité : Modifiez vos politiques et pratiques pour vous conformer aux nouvelles mesures sur l’accès à l’information du Québec. Cela peut inclure la mise à jour de vos politiques de confidentialité, la collecte de consentements explicites lorsque nécessaire, et la formation de vos employés
3. Nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels : Désignez un responsable de la protection des renseignements personnels ou l’équivalent. Cette personne sera chargée de superviser la conformité aux règles de protection des données
4. Évaluations des Facteurs Relatifs à la Vie Privée (EFVP) : Intégrez des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée dans vos processus de gestion des données. Cela implique d’identifier les risques pour la vie privée lors de la collecte, du traitement et de la conservation des données.

Importance de la formation et de la sensibilisation des équipes

Une formation adéquate réduit les risques de non-conformité à la Loi 25, ce qui peut entraîner des sanctions financières importantes. De plus, elle permet aux équipes de mieux répondre aux préoccupations des individus concernant leurs données personnelles, favorisant ainsi une relation de confiance avec les clients et les parties prenantes.

Utilisation d’outils technologiques pour la conformité

Les outils technologiques permettent d’automatiser et de simplifier les processus liés à la conformité, ce qui permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines et de réduire les coûts. Nous vous conseillons les deux outils suivants afin de faciliter la collecte, la conservation et la gestion des données personnelles, tout en garantissant leur sécurité :

• OneTrust : OneTrust est une plateforme de gestion de la confidentialité et de la conformité qui offre des modules pour la gestion des consentements, l’évaluation des risques liés à la vie privée, la gestion des incidents de sécurité, et bien plus
• DPOrganizer : DPOrganizer est un outil axé sur la gestion des responsables de la protection des données (DPO) et des processus de conformité à la protection des renseignements personnels. Il aide à suivre les consentements, à effectuer des EFVP, et à gérer les incidents de sécurité.

5. Comparaison avec d’autres réglementations majeures

La Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec s’inscrit dans le contexte plus large des réglementations mondiales sur la protection des données, mais en imposant également des exigences spécifiques et des droits renforcés pour les individus.

RGPD

La Loi 25 partage certains principes fondamentaux avec le RGPD en Europe, tels que la nécessité de recueillir un consentement explicite pour le traitement des données personnelles et le renforcement des droits des individus sur leurs données.

Cependant, le RGPD est une réglementation plus exhaustive et complexe en ce qui concerne la collecte de renseignements personnels. Il énonce des principes fondamentaux, tels que le consentement explicite, le droit à l’oubli, le droit à la portabilité des données, et les mesures de sécurité des données. Il comporte également des sanctions plus sévères en cas de non-conformité, pouvant aller jusqu’à des amendes substantielles.

CCPA

La CCPA (California Consumer Privacy Act) en Californie est une autre législation qui partage des similitudes avec la Loi 25 et le RGPD. Cela concerne principalement les droits des consommateurs à la confidentialité de leurs données et le besoin de transparence dans la collecte et le traitement des données.

Chose importante, la CCPA a une portée plus large qu’à son propre État. En effet, elle peut s’appliquer aux entreprises situées en dehors de la Californie, voire en dehors des États-Unis, si elles traitent les données personnelles de résidents californiens.

Comment la Loi 25 se situe-t-elle par rapport à d’autres réglementations mondiales?

• Exigences plus strictes en matière de consentement : La Loi 25 exige un consentement explicite pour le traitement des données, en particulier pour les données sensibles. Cette exigence est plus stricte que celle de nombreuses autres réglementations mondiales
• Droits renforcés des individus : La Loi 25 accorde des droits renforcés aux internautes en matière de protection des données, y compris le droit de demander la suppression de leurs données (droit à l’oubli) et le droit de retirer leur consentement. Ces droits sont en phase avec les tendances mondiales
• Évaluations des Facteurs Relatifs à la Vie Privée (EFVP) : La Loi impose la réalisation d’EFVP dans certaines situations, ce qui est une caractéristique relativement unique par rapport à d’autres réglementations.

6. Conséquences à long terme et impact global

La Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec est une réglementation qui promet de façonner de manière significative le paysage numérique et commercial à la fois à l’échelle locale et globale. Voici un aperçu des conséquences à long terme et de l’impact global attendu.

Les avantages pour les entreprises (confiance accrue des clients, meilleure gestion des données)

En se conformant à la Loi 25, les entreprises démontrent leur engagement envers la protection de la vie privée de leurs clients. Cela est essentiel afin de renforcer la confiance de la clientèle envers votre entreprise, et de les fidéliser d’une autre manière que via l’inbound marketing.

De plus, les obligations prévues par la Loi exigent de chaque entreprise qu’elles mettent en place des politiques et des pratiques de gestion des données robustes. Cette gestion améliorée des données peut conduire à une utilisation plus efficace des informations, ce qui peut à son tour stimuler l’innovation et une meilleure prise de décision.

Les défis et obstacles potentiels

La Loi 25 est détaillée et comporte de nombreuses exigences spécifiques. La mise en place de celle-ci peut être complexe et exige du temps et des ressources. Ce qui nous mène au second défi, les coûts financiers pour mettre en place cette Loi. Pour de nombreuses entreprises, se conformer à cette nouvelle Loi peut entraîner des coûts substantiels, notamment la formation du personnel, la mise en place de systèmes de protection des données, et la réalisation d’EFVP.

L’impact sur le paysage numérique et commercial du Québec

Le Québec, en adoptant une réglementation robuste, se positionne comme un leader en matière de respect de la vie privée des individus. Cela peut renforcer son image sur la scène internationale et favoriser les échanges commerciaux avec des partenaires partageant les mêmes valeurs.

Les exigences de la Loi 25 peuvent également encourager les entreprises à innover dans la gestion des données et la protection de la vie privée. Cela peut stimuler le développement de technologies et de pratiques de pointe dans la région.

Quoi retenir sur la Loi 25?

Pour résumer, la Loi 25 vise à offrir un cadre juridique complet et moderne pour assurer la protection des renseignements personnels collectés par des organismes privés. Les entreprises du Québec doivent donc s’adapter à cette nouvelle Loi afin d’éviter des sanctions pénales et financières.

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Eugénie Delhaye

Cofondatrice et Spécialiste Marketing Internet et Référencement Naturel (SEO) Ma maîtrise des techniques de référencement, combinée à une analyse minutieuse des tendances du marché, me permet de créer des stratégies SEO sur mesure, efficaces et durables.